Keine Zeit für Marketing? Diese Tools erleichtern mir den Arbeitsalltag

Vor einiger Zeit war ich richtig frustriert. Ich wusste prinzipiell, wie wichtig es ist, an meinem Business zu arbeiten, anstatt immer nur Kund*innenaufträge zu erledigen. Doch mir ist schlicht die Zeit davongerannt. Ich habe mir immer fest vorgenommen, ein paar Stunden in der Woche für mein eigenes Marketing zu investieren, aber es kamen immer wieder Terminanfragen, E-Mails, die Suche nach Passwörtern und Dateien und noch viele weitere Aufgaben und Ablenkungen dazwischen.

Wie könnte ich das ändern?

Zeitersparnis durch Digitalisierung

Ich kam das erste Mal mit dem Wort „Digitalisierung“ so richtig in Berührung, als ich meinen Job als Marketing-Assistentin (Quereinsteigerin!) in einem Software-Unternehmen angefangen habe. Die Firma entwickelte ihr eigenes ERP-System – also eine Software, die Prozesse im Unternehmen verbindet und automatisiert. Da drehte sich natürlich alles um Digitalisierung und mir wurde bewusst, wie viel einfacher der Arbeitsalltag sein kann, wenn sinnvolle Tools dahinterstecken.

Ich habe kein ERP-System im Einsatz, aber mittlerweile einige Tools, die mir manche Aufgaben abnehmen, manche erleichtern und auf jeden Fall wertvolle Stunden sparen, die ich in mein Marketing investieren kann (um unter anderem diesen Beitrag für dich zu schreiben 😉).

Zusätzlich habe ich in meiner Texterinnen und Lektorinnen Community gefragt und ebenfalls wertvolle Tipps erhalten. Daraus ist folgende Liste entstanden, in der du hoffentlich ein paar Tools für dich findest.

Automatische Terminbuchung mit Calendly

Jap, wir alle haben eine Hass-Liebe zur E-Mail. Es gibt kaum ein praktischeres Mittel der Kommunikation, aber auch keins, was uns so wahnsinnig viel Zeit rauben kann. Ich habe daher mittlerweile feste Zeiten, wann ich in meine Mails schaue (nicht mehr als 2x am Tag). Doch natürlich will ich keine wichtigen Anfragen von potenziellen Kundinnen verpassen. Daher ist mein Call To Action auf der Website mein Kennenlerntermin, den Besucher*innen direkt über ein Tool buchen können.

Das passiert für mich automatisch mit Calendly: Eine Besucherin kommt auf eine Übersichtsseite der freien Termine (die ich vorher festgelegt habe), bucht den passenden Zeitslot und bekommt automatisch eine E-Mail mit dem Link zum Zoom Call. Ich bekomme diese E-Mail ebenfalls und zusätzlich einen Eintrag in meinem Kalender.

Das spart mir einige E-Mails mit „Ich kann dann und dann“, „Ich kann da leider nicht, wie wäre es mit“, „Ah, das ist nicht so gut, aber hier gehts“ und so weiter.

Das Schöne an Calendly ist: Du kannst ein kleines Formular gestalten, in dem du für das Gespräch benötigte Daten deiner potenziellen Kund*innen abfragst. Du kannst auch ein kleines Feld erstellen, in dem du Platz für eine Nachricht lässt. So weißt du direkt, welches Anliegen die Person hat und kannst dich darauf vorbereiten.

Hier kommst du zu Calendly.

Nutze einen Autoresponder

Bleiben wir noch einen Moment bei E-Mails, denn schließlich möchte nicht jede Person einen Termin mit dir vereinbaren.

Ins digitale Postfach flattern bei dir sicher auch noch weitere Anfragen:

  • Bestehende Kund*innen benötigen deine Expertise.
  • Kolleg*innen bitten um Austausch.
  • Deine Buchhalterin braucht noch Informationen.

Doch du musst nie umgehend auf eine Nachricht antworten. Damit die Anfragenden jedoch trotzdem wissen, dass die E-Mail angekommen ist und du dich bald darum kümmerst, kannst du in deinem E-Mail-Programm einen Autoresponder einstellen.

Das ist eine kurze Nachricht, die sagt, dass

  • die Mail angekommen ist
  • du dich bald (und vielleicht auch ungefähr wann) meldest.

In meinem Autoresponder erkläre ich auch, dass ich nur zu bestimmten Zeiten ins Postfach schaue und mich dann aber so schnell wie möglich melde.

Fokuszeiten definieren

Jede von uns hat Zeiten, in denen sie besonders produktiv ist. Ich schreibe diesen Beitrag übrigens gerade um 7:03 Uhr morgens. Draußen ist es noch ziemlich dunkel (wir haben Oktober), neben mir stehen Tee und Kerze und mein Freund liegt noch friedlich im Bett (die Katze um diese Jahreszeit auch).

Die frühen Morgenstunden sind meine beste Zeit, um richtig viel zu schaffen. Da lasse ich mich nur sehr, sehr ungern stören oder ablenken.

Störungen durch Partner*in, Familie oder Kund*innen kann man oft vermeiden oder zumindest reduzieren.

Doch leider können wir uns selbst sabotieren und verbringen manchmal Eeeeeewigkeiten auf der Suche nach der perfekten Playlist zum Arbeiten auf YouTube, gucken „nur kurz“ bei Instagram rein oder sind sonst wie digital unterwegs.

Damit das wenig oder sogar gar nicht passiert, kannst du Browser-Erweiterungen, wie zum Beispiel StayFoucusd für Chrome nutzen, die bestimmte Seiten, auf denen du oft versackst, für eine bestimmte Zeit blockieren.

Für das Handy verwende ich gerne Forest, um mich von der Endlos-Scrollerei zu schützen.

Hier kommst du zu StayFocusd (Chrome-Erweiterung)

Hier kommst du zu Forest (Android)

Hier kommst du zu Forest (Apple)

Hier kommst du zu 1Focus (Safari-Erweiterung)

Kommandozentrale mit Notion

Ich muss zugeben: Als ich Notion entdeckte, war ich eigentlich mit meinem Asana-Set-up ganz zufrieden (zu Asana komme ich weiter unten noch). Daher waren meine erste Gehversuche mit Notion etwas wackelig und nach einer Stunde war ich wieder damit fertig.

Braucht doch kein Mensch, viel zu komplex.

Doch es hat mich nicht wirklich losgelassen und einige YouTube-Tutorials und ein ganzen Wochenende später war meine Kommandozentrale aufgesetzt.

Heute kann ich mir nicht vorstellen, ohne Notion zu leben!

Aber was ist das überhaupt?

Notion erlaubt es dir, alle deine Projekte, Daten und Informationen in einem Tool zu vereinen.

Du kannst deine Notizen machen, deine To-dos festhalten, alle Informationen zu deinen Kund*innen und den Aufträgen speichern und vieles, vieles, vieles, vieles mehr.

Es gibt eigentlich nichts, was du mit Notion nicht machen kannst.

Aber: Gerade, weil alles möglich ist, ist das Set-up recht komplex. Es gibt zwar etliche Vorlagen, mit denen du starten kannst. Aber meine Erfahrung war: Wenn ich nicht verstanden habe, wie im Hintergrund Sachen miteinander vernetzt sind, dann kann ich das nie wirklich an meine Bedürfnisse anpassen.

Es dauert daher eine Weile, bis man sich mit Notion richtig angefreundet hat. Aber dann gehts wirklich nicht mehr ohne.

Ich nutze Notion auch, um mehr Ordnung in meinen Dateien zu haben. Denn du kannst auch Dokumente verlinken oder gleich direkt in Notion hochladen.

Ich habe hier alle meine Kundinnen gespeichert und dazu alle To-dos. Ich plane damit meine Woche vor. Ich habe hier meine Redaktionspläne für Blog und Newsletter. Ich führe hier meine Buch-Leseliste. Sogar meine Rezepte sind hier gespeichert.

Mir spart es unglaublich viel Zeit, weil ich nie Sachen auf meinem Computer suchen muss. Sie sind entweder in Notion oder sind dort verlinkt.

Aber du musst wirklich Zeit investieren, um es zu verstehen und es für dich passend einzurichten. Vielleicht ist das ein Projekt für die Zeit zwischen den Jahren?

Hier kommst du zu Notion.

Projektmanagement mit Trello oder Asana als Texterin oder Lektorin

Als Texterin oder Lektorin ist es enorm wichtig, einen Überblick über deine Projekte zu haben. Wie ist der Status bei Kundin X? Was fehlt noch bei Kunde Y? Bis wann schickt mit Kundin Z noch das fehlende Briefing?

Um einen Überblick über deine Aufgaben und To-dos zu behalten, kannst du Trello oder Asana nutzen.

Bei Trello erstellst du einzelne „Karten“, in die du Informationen, Deadlines oder auch Checklisten einfügen kannst.

Bei Asana kannst du einzelne Projekte kreieren, in die du dann Unteraufgaben einträgst. Auch hier kannst du selbstverständlich Deadlines, Checklisten und weitere Informationen eintragen.

Beide Tools bieten unzählige Vorlagen, mit denen du starten kannst und sind bei Weitem nicht so komplex wie Notion. 😉

Hier kommst du zu Trello.

Hier kommst du zu Asana.

Datenspeicherung in der Cloud

Im Homeoffice sitzt du am Rechner.

Im Co-Working-Space nutzt du deinen Laptop.

Auf dem Sofa ist das Tablet auf dem Schoß.

Das bedeutet nicht, dass ich 24/7 arbeiten promoten will – auf keinen Fall!

Aber ich habe mehrere Computer und ein Tablet und es gibt nichts Nervigeres, als wenn Dateien nur auf bestimmten Geräten gespeichert sind.

Ich nutze daher schon seit Langem eine Cloud, in der alle meine Daten gespeichert sind und die ich von überall aus bedienen kann.

Ich habe mich damals für die LeitzCloud entschieden, weil mir ein Serverstandort in Deutschland wichtig war. Durch das Synctool arbeite ich mit meinen Daten so, als wären sie auf meinem Gerät gespeichert. Automatisch werden sie jedoch immer wieder in die Cloud hochgeladen.

Natürlich gibt es noch haufenweise andere Cloud-Anbieter, die zum Teil auch günstiger sind als Leitz. Allerdings sind nicht alle DSGVO-konform, worauf du achten musst, wenn du auch Kund*innendaten dort speichern willst.

Hier kommst du zur LeitzCloud.

Hier habe ich einen Artikel zum Cloud-Vergleich gefunden, der dir vielleicht bei der Wahl hilft.

Suche nie wieder deine Passwörter

Ade Zettelwirtschaft. Ciao merkwürdige Kontakte im Handy. Bye bye abfallende Post-its am Computer. Das waren zumindest meine Methoden, um Passwörter zu speichern.

Dabei kann das Leben so viel einfacher sein. Ich nutze nun ein Passwort-Tool und weiß gar nicht, wie ich vorher ohne funktionieren konnte (und kann mein Lachen nicht unterdrücken, wenn mein Freund mich manchmal fragend anstarrt, weil er mal wieder eins seiner Passwörter sucht und hofft, dass ich es kenne).

Stell dir vor, du musst dir nur noch genau ein Passwort merken und damit kommst du in einen wundervollen Tresor, in dem alle anderen schön übersichtlich aufgereiht sind. So funktioniert 1Password für mich.

Ich habe es auf allen Geräten installiert und kann immer auf alles zugreifen und musste seitdem wirklich nie wieder ein Passwort suchen oder zurücksetzen.

Viele nutzen auch LastPass – ebenfalls ein sehr bekanntes Tool. Funktioniert im Prinzip genauso, jedoch hatte ich damit bisher nur Probleme. Vor allem, wenn mir Kundinnen darauf Zugriff geben wollten, hat stellenweise was nicht funktioniert.

Ich bin daher kein Fan von LastPass, aber es gibt natürlich genügend Menschen, die das Tool toll finden.

Egal, welches: Es spart so viel Zeit, wenn du dich einfach einloggen kannst, ohne erst mühsam suchen zu müssen.

Hier kommst du zu 1Password.

Social Media Posting Tools

Da habe ich nach den Erfahrungen meiner Kundinnen und Kolleginnen gefragt, da ich selbst nicht auf Social Media bin.

Trotzdem weiß ich: Social Media ist schnelllebig, liebt Content und will ständig Neues sehen. Bevor du dich also jeden Tag irgendwo einloggst, um deine Posts und Videos zu veröffentlichen, kannst du es in einem Tool auch einfach vorplanen und automatisch posten.

Häufig genannt wurden Hootsuite, RecurPost oder Planoly. Am besten wirfst du auf alle drei einen Blick und entscheidest, mit welchem du klarkommst. Ähnlich wie mit Notion, Trello und Asana gilt auch hier: Nutze das, was du intuitiv am besten verstehst, damit es dich so schnell wie möglich bei der Arbeit unterstützen kann.

Pinterest ist zwar kein Social Media Kanal, sondern eine Suchmaschine, will aber trotzdem ständig frische Pins. Auch das musst du nicht mühselig jeden Tag machen oder die eher unpraktische „Später veröffentlichen“ Funktion von Pinterest nutzen, sondern kannst dir von Tailwind dabei helfen lassen.

Je nach gewähltem Tarif kannst du hier bereits im Wochen voraus Pins einplanen und dich dann entspannt zurücklehnen.

Hier kommst du zu Hootsuite.

Hier kommst du zu RecurPost.

Hier kommst du zu Planoly.

Hier kommst du zu Tailwind.

Welche Tools nutzt du?

Jedes der beschriebenen Tools hat mich in meinem Arbeitsalltag schon mal begleitet. Manche länger (ohne Notion starte ich nicht in den Tag) und manche kürzer (joa, Planoly machts schon einfacher, trotzdem will ich kein Social Media machen).

Jetzt bist du dran: Welche Tools nutzt du, um deinen Arbeitsalltag als Texterin oder Lektorin zu erleichtern?

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2 Kommentare

  1. Schöne Zusammenstellung, vielen Dank! Gerade Tools in Richtung Projektorganisation wie Trello oder Asana finde ich super hilfreich.

    Antworten
    • Hallo liebe Hanna,
      vielen Dank für deinen Kommentar. Da bin ich ganz bei dir: Habe jahrelang selbst mit Asana gearbeitet und finde das richtig praktisch. Auch, wenn man im Team arbeitet. Mittlerweile bin ich bei Notion gelandet, würde ich aber nicht als erstes Tool empfehlen, wenn man noch keine Erfahrung darin hat. Notion hilft nur, wenn man genau weiß, wie die eigenen Prozesse und Abläufe sind. Dann kann man das nämlich genau darauf einstellen.
      Liebe Grüße
      Magdalena

      Antworten

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